Polityka prywatności strony Mistrzostw Chorągwi Wielkopolskiej w Dziennym Biegu na Orientację „INO”

Obowiązuje od: 01.09.2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego – Chorągiew Wielkopolska z siedzibą przy ul. Wilków Morskich 23/25, 60-480 Poznań, KRS 0000266321, dalej jako „Administrator” lub „Organizator”.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail biuro@zhp.wlkp.pl lub pod wskazanym wyżej adresem siedziby.

Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się pod adresem e-mail rodo@zhp.pl.

2. Zakres stosowania polityki

Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z:

• korzystaniem ze strony internetowej ino.zhp.wlkp.pl;
• zgłaszaniem uczestników i patroli na zawody;
• obsługą płatności za udział w zawodach;
• organizacją i przeprowadzeniem zawodów;
• publikowaniem list startowych i wyników;
• kontaktem z uczestnikami, opiekunami i osobami zgłaszającymi;
• rozpatrywaniem reklamacji oraz ustalaniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń;
• zapewnianiem bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze strony możemy przetwarzać:

1. Dane uczestników zawodów:

• imię i nazwisko;
• rok urodzenia lub datę urodzenia, jeżeli jest niezbędna do określenia kategorii;
• wybraną trasę lub kategorię startową;
• nazwę patrolu, drużyny, klubu, szkoły albo jednostki organizacyjnej;
• przynależność do organizacji harcerskiej, jeżeli ma znaczenie dla klasyfikacji;
• numer startowy i wynik;
• inne dane niezbędne do przeprowadzenia zawodów, wskazane w formularzu zgłoszeniowym.

2. Dane osoby zgłaszającej, opiekuna lub kierownika patrolu:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• dane dotyczące reprezentowanej drużyny, jednostki lub organizacji.

3. Dane techniczne:

• adres IP;
• data i czas wizyty;
• informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce;
• adres odwiedzonej podstrony;
• identyfikatory plików cookies;
• dane zapisane w logach serwera.

Nie należy podawać w formularzu danych dotyczących zdrowia, alergii, niepełnosprawności lub szczególnych potrzeb, chyba że formularz wyraźnie o nie prosi, a ich przekazanie jest konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa lub odpowiedniej organizacji zawodów.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Przyjęcie zgłoszenia, zawarcie umowy uczestnictwa, obsługa płatności oraz przeprowadzenie zawodów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

2. Organizacja udziału osoby zgłoszonej przez kierownika patrolu, opiekuna lub inną uprawnioną osobę – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem Administratora jest sprawne przeprowadzenie zawodów i prawidłowe przypisanie uczestników do patroli oraz kategorii.

3. Kontakt organizacyjny, przesyłanie informacji dotyczących startu, zmian regulaminu, miejsca zawodów, bezpieczeństwa lub płatności – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Prowadzenie rozliczeń, dokumentacji księgowej i podatkowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa.

5. Publikowanie niezbędnych list startowych i wyników zawodów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem Administratora jest przeprowadzenie klasyfikacji sportowej, poinformowanie o wynikach oraz dokumentowanie historii zawodów.

6. Obsługa reklamacji oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7. Zapewnienie bezpieczeństwa strony, wykrywanie nadużyć oraz prowadzenie logów technicznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Korzystanie z opcjonalnych narzędzi analitycznych lub marketingowych – na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

9. Przetwarzanie danych dotyczących zdrowia lub szczególnych potrzeb uczestnika, jeżeli są zbierane – na podstawie wyraźnej zgody, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, albo na innej podstawie przewidzianej prawem i wskazanej podczas zbierania danych.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

5. Dane uczestników zgłoszonych przez inną osobę

Uczestnik może zostać zgłoszony przez kierownika patrolu, opiekuna, rodzica, instruktora lub inną uprawnioną osobę.

W przypadku zgłoszenia uczestnika przez inną osobę Administrator pozyskuje dane uczestnika od osoby dokonującej zgłoszenia. Osoba zgłaszająca zobowiązana jest przekazać uczestnikowi, a w przypadku osoby niepełnoletniej jego rodzicowi lub opiekunowi prawnemu, link do niniejszej polityki prywatności. Administrator zapewnia również dostęp do informacji wymaganych art. 14 RODO poprzez niniejszą politykę oraz, gdy jest to wymagane, w ramach pierwszego kontaktu z uczestnikiem lub jego przedstawicielem.

6. Uczestnicy niepełnoletni

Zgłoszenia osoby niepełnoletniej dokonuje jej rodzic, opiekun prawny albo inna osoba posiadająca odpowiednie upoważnienie.

Informacje dotyczące przetwarzania danych dziecka powinny zostać przedstawione również rodzicowi lub opiekunowi. W przypadku czynności opartych na zgodzie Organizator może wymagać udzielenia jej przez rodzica lub opiekuna prawnego.

W publicznych listach startowych i wynikach osób niepełnoletnich nie publikuje się pełnej daty urodzenia, danych kontaktowych ani innych danych, które nie są niezbędne do przedstawienia klasyfikacji.

7. Listy startowe i wyniki

Na stronie zawodów mogą zostać opublikowane:

• imię i nazwisko uczestnika;
• nazwa patrolu, drużyny, klubu lub jednostki;
• kategoria albo trasa;
• numer startowy;
• uzyskany czas, liczba punktów, zajęte miejsce lub informacja o dyskwalifikacji.

Listy nie będą zawierać adresów, numerów telefonów, adresów e-mail ani pełnych dat urodzenia.

Osoba znajdująca się w opublikowanych wynikach może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Administrator oceni wtedy, czy istnieją nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy dalszej publikacji.

8. Zdjęcia i nagrania

Podczas zawodów mogą być wykonywane zdjęcia lub nagrania dokumentujące wydarzenie.

Informacja o wykonywaniu materiałów będzie dostępna w regulaminie zawodów lub w miejscu wydarzenia. Publikowanie wizerunku osoby stanowiącej główny temat zdjęcia będzie odbywać się na podstawie odpowiedniej zgody, chyba że przepisy pozwalają na rozpowszechnienie wizerunku bez takiej zgody, w szczególności gdy osoba jest jedynie elementem większej całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza.

W przypadku niepełnoletnich uczestników zgodę, gdy jest wymagana, wyraża rodzic lub opiekun prawny.

Prośby dotyczące usunięcia konkretnego zdjęcia można kierować na adres: biuro@zhp.wlkp.pl.

9. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

• osobom upoważnionym przez Organizatora;
• osobom obsługującym zawody i system zapisów;
• dostawcy hostingu i usług informatycznych;
• operatorowi płatności;
• dostawcy poczty elektronicznej;
• dostawcom usług księgowych i prawnych;
• dostawcom narzędzi analitycznych – wyłącznie w zakresie wynikającym z udzielonej zgody;
• podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu Administratora zawierane są odpowiednie umowy powierzenia, jeżeli jest to wymagane.

Jeżeli korzystanie z określonego dostawcy wiąże się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator stosuje mechanizm wymagany przez RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, oraz informuje o takim przekazaniu w zakresie wymaganym prawem.

10. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane:

• przez czas niezbędny do przyjęcia zgłoszenia i przeprowadzenia zawodów;
• po zawodach – do czasu zakończenia rozliczeń oraz upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• w dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres wymagany przepisami prawa;
• wyniki zawodów mogą być przechowywane i publikowane długoterminowo w celu dokumentowania historii zawodów, z uwzględnieniem prawa uczestnika do wniesienia sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania albo zakończenia celu, dla którego została udzielona;
• logi techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony, a następnie do czasu upływu okresu potrzebnego do wyjaśnienia incydentu lub obrony przed roszczeniami;
• dane z plików cookies – przez okres wskazany w panelu zarządzania zgodami lub do ich usunięcia przez użytkownika.

Po upływie właściwego okresu dane zostaną usunięte albo zanonimizowane.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie.

Prawa te mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO i innych przepisów, na przykład gdy dalsze przechowywanie danych jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego lub obrony przed roszczeniami.

Żądania można przesyłać na adres: biuro@zhp.wlkp.pl.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Obowiązek podania danych

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest niezbędne do przyjęcia zgłoszenia, dokonania płatności i udziału w zawodach. Niepodanie tych danych może uniemożliwić zgłoszenie uczestnika.

Podanie danych opcjonalnych i udzielenie zgód marketingowych lub na opcjonalne pliki cookies jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w zawodach.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec uczestnika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Automatyczne przypisanie do kategorii na podstawie wieku lub wybranej trasy ma wyłącznie charakter organizacyjny i może zostać zweryfikowane przez Organizatora.

14. Pliki cookies

Strona może wykorzystywać:

1. Cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe działanie strony, formularza zgłoszeniowego, zabezpieczeń oraz obsługi sesji. Nie wymagają zgody, jeżeli są konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

2. Cookies funkcjonalne – zapamiętujące wybrane ustawienia strony.

3. Cookies analityczne – pomagające ustalić, jak użytkownicy korzystają ze strony.

4. Cookies marketingowe – służące do pomiaru kampanii lub dopasowania treści reklamowych.

Cookies inne niż niezbędne są używane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika. Zgodę można w dowolnym momencie zmienić lub wycofać za pomocą przycisku „Ustawienia cookies” dostępnego na stronie.

Użytkownik może również usuwać i blokować cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji strony.

Szczegółowa lista stosowanych cookies, ich dostawców, celów i okresów działania znajduje się w panelu zarządzania zgodami.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i istniejącego ryzyka, w szczególności ogranicza dostęp do danych osobom upoważnionym, korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS oraz zabezpiecza system zapisów przed nieuprawnionym dostępem.

16. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian sposobu działania strony, zakresu zbieranych danych, dostawców usług lub przepisów prawa.

Aktualna wersja polityki jest publikowana na stronie ino.zhp.wlkp.pl. Data obowiązywania znajduje się na początku dokumentu.